关于印发《浦东新区公证工作管理实施办法》的通知

浦东公证处、临港公证处、陆家嘴公证处：

  《浦东新区公证工作管理实施办法》经浦东新区司法局局长办公会议审议通过，现予印发，请遵照执行。

  特此通知。

  上海市浦东新区司法局

  2022年7月18日

浦东新区公证工作管理实施办法

第一章 总则

  第一条  为推动公证工作的制度化、规范化管理，促进浦东新区公证事业健康发展，根据《中华人民共和国公证法》（以下简称《公证法》）《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》《上海市公证工作管理实施办法》等有关法律、法规、规章和规范性文件的规定，制定本办法。

  第二条  本办法适用于浦东新区司法 局监督管理的公 证机构 。

  第三条  浦东新区司法局应当指导公证机构加强机构建设、规范执业活动、提高服务质量、健全内部管理，营造有利于公证事业发展的良好环境。

  公证机构依照《公证法》和有关法律、法规、规章、司法部和市司法局的规定，接受浦东新区司法局的监督、指导。

  第四条  公证机构应当遵循合法、客观、公正、及时、便民原则，创新公证服务模式，拓展公益性公证事项范围，满足社会日益增长的公证服务需求。

  第五条  公证机构应建立相应的治理结构，实行决策、执行、监督有效制衡的治理机制，民主管理、规范运作。

  第六条  公证机构应当加强党的建设，建立完善党支部参与公证机构决策、管理的工作机制，为党组织开展活动、做好工作 提供相关支 持 ，充分发挥党支部的战斗堡垒作用和党员公证员的先锋模范作用。

第二章 内部管理

  第七条  公证机构应当建立健全业务管理、档案管理、投诉处理、年度考核、执业过错责任追究等内部管理制度，对公证员的执业行为进行监督。

  第八条  公证机构应当建立健全重大疑难案件的请示报告、集体研究和检查督导制度，规范受理程序，指导监督公证员依法办理重大疑难案件。

  第九条  公证机构应当报告下列重大事项：

  （一）为保障国家重大战略任务和本市中心工作顺利推进提供公证 专项服务的；

  （二）涉及公证的群体性事件以及其他 敏感事件的 ；

  （三）本机构公证从业人员被判处刑罚或者被公安机关传唤、因涉嫌职务犯罪接受监察机关调查的；

  （四）本机构公证从业人员非正常死亡的；

  （五）本机构及所属公证员具有执业违法违规违纪情况的；

  （六）被法院判决承担公证损害赔偿责任的；

  （七）经复查公证文书被撤销的；

  （八）应当报告的其他重大事项。

  前款规定的重大事项，公证机构应当自该事项发生之日起3个工作日内，书面报告浦东新区司法局。情况紧急的，应当即时报告。

  第十条  公证机构应当建立月度例会制度，并形成会议纪要归档。

  第十一条  公证机构应建立公证员助理管理制度，加强对助理工作的指导和监督，严禁公证员助理以公证员名义独立办理公证业务。

  第十二条  公证机构应建立科学的人事管理制度，合理设置工作岗位，明确各岗位工作职责。依法保障劳动者的合法权益。

  第十三条  公证机构及其公证员应依法开展业务，不得以诋毁其他公证机构、公证员或者支付回扣、佣金、降低收费标准、夸大宣传或者私设分支机构、办证点等不正当手段争揽公证业务。

  公证机构制定的规章制度，不得违反法律、法规、规章、行业规范性文件的规定。

第三章 公证质量监管

  第十四条  公证机构应建立健全公证质量监督管理体系，建立多层次的风险防控机制 ， 严格遵守法律、法规以及司法行政机关和公证协会关于公证质量的各项规定，依规提取公证赔偿基金。

  第十五条  公证机构应当严格执行办证审批制度。除经市司法局批准施行办证免批的公证事项外，每件公证事项均应当由公证机构主要负责人或其指定的公证员审批。公证事项未经办证审批，公证机构不得出具公证文书。

  第十六条  重大、疑难，复杂、新型的公证事项，一名公证员无法办理的，公证机构可以采取组建公证员团队方式，合作办理该类公证事项。采取团队合作方式办理公证事项的，团队全体公证员对该公证事项的真实性、合法性负责。

  第十七条  公证机构应加强内部监督，严格规范公证员与中介机构、中介人员的关系，严禁其他人员独立办理公证事务，严禁中介机构、中介人员介入公证程序。

  第十八条  公证机构应当按照本市公证行业信息化整体规划和布局要求，使用市司法局指定的公证执业办证系统以及相关硬件操作设备。

  公证执业办证系统应当运用赋码监管技术，具备电子卷宗随案同步生成、全流程网上智能办证和办证过程音视频自动留痕功能，实现公证事项办理节点可查询、进程可监控、风险可预估、全程可追溯。

  第十九条  公证机构应当将下列事项，通过其网站、公众号、自助机器、上墙等多种形式供公众查询知晓，接受社会监督：

  （一）公证程序规则、服务流程、收费标准、格式文书；

  （二）公证员的教育和职业背景信息；

  （三） 服务承诺、投诉方式等 ；

  （四） 与公证业务有关的法律、法规和规章等文件 。

  第二十条  公证机构应当每年组织开展 2次以上公证质量自查。年度考核被评定为基本合格或者不合格的公证机构，应当每年组织开展4次以上公证质量自查。

  公证机构组织开展公证质量自查的，应当拟定自查工作方案，报浦东新区司法局批准后执行。自查工作方案的内容应当包括检查内容、检查方式、工作步骤等。

  对于近阶段被群众多次举报、年度考核被评定为不称职的公证员以及引发反复投诉的公证事项，公证机构应当予以重点检查。

  公证质量自查实施完毕后，公证机构应当形成自查工作情况报告，报送浦东新区司法局。自查工作情况报告应当包含自查工作情况、检查发现的问题、处置意见以及工作打算等内容。

  第二十一条  因违法违规违纪执业问题或者有违反本办法的行为，公证人员已被司法行政机关予以立案调查，公证机构认为该公证员不宜继续履行职责的， 应当暂停其履行职务。

  公证人员在被处罚、处分立案调查期间，提出解除聘用合同、出国（境）或办理退休手续申请的，公证机构应当依照有关规定不予批准。

第四章 监督检查

  第二十二条  浦东新区司法局对监督管理的公证机构及其公证员的下列事项实施监督：

  （一）公证机构组织建设情况；

  （二）公证机构、公证员执业活动情况；

  （三）公证机构、公证员公证质量情况；

  （四）公证员执业年度考核情况；

  （五）公证机构档案管理情况；

  （六）公证机构财务制度执行情况；

  （七）公证机构内部管理制度建设情况；

  （八）司法部和市司法局要求进行监督检查的其他事项。

  第二十三条  浦东新区司法局对监督管理的公证机构每年进行2次实地检查，检查内容参照本办法第二十二条，检查结果应当以书面形式向公证机构通报。

  第二十四条  公证机构应当在每年的第一个月份对所属公证员上一年度办理公证业务的情况和遵守职业道德、执业纪律的情况进行年度考核。考核结果，应当书面告知公证员，并报浦东新区司法局备案。

  经年度考核，对公证员在执业中存在的突出问题，公证机构应当责令其改正；对公证机构的负责人在管理中存在的突出问题，浦东新区司法局应当责令其改正。

  第二十五条  公证机构应当于每年7月5日前提交半年工作总结、次年1月5日前向浦东新区司法局提交上年度全年工作总结。

  工作总结应包含业务数据分析，及时准确反映业务情况，分析评估可能存在的风险隐患，指导后续工作开展。

  第二十六条  公证机构应当向浦东新区司法局提交季度、半年度、全年度业务数据。

  第二十七条  公证员和公证机构的负责人被投诉和举报、执业中有不良记录或者经年度考核发现有突出问题的， 浦东新区司法局应当对其进行重点监督、指导，并根据需要约谈公证机构负责人。对涉嫌违法的，浦东新区司法局应当及时报送市局。

  第二十八条  司法行政机关实施监督检查，可以对公证员办理公证业务的情况进行检查，要求公证员及其所在公证机构说明有关情况，调阅相关材料和公证档案，向相关单位和人员调查、核实有关情况。

  公证员及其所在公证机构不得拒绝司法行政机关依法实施的监督检查，不得谎报、隐匿、伪造、销毁相关证据材料。

第五章 附则

  第二十九条  本办法由浦东新区司法局负责解释。

  第三十条  本办法自2022年9月1日施行，有效期5年 。