电子卷宗“单套制”归档改革试点工作方案为进一步推进最高人民法院“以电子档案为主、纸质档案为辅"的案件归档方式改革的司改试点任务,落实市高院党组进一步做好归档改革工作要求,配合全市法院全流程网上办案体系建设,根据《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》、上海市高级人民法院《上海法院电子卷宗“单套制”归档改革试点工作方案》等有关规定,结合我院实际,制定本方案。

一、改革目标

深入推进审判业务系统电子卷宗“单套制”归档改革,无缝对接档案管理系统与审判系统网上办案功能,通过归档管理推进实现电子卷宗随案生成、规范运转,大力推广电子签章、元数据采集等技术应用,建立电子诉讼文件真实性、完整性、可用性和安全性检测模式,严格电子档案安全保存机制,努力形成原生电子诉讼卷宗“单套制”归档管理模式。

二、试点原则

归档改革试点工作要坚持以电子卷宗归档为核心的试点基本原则,即书记员在电子卷宗平台上调整、补充、修改归档目录及电子材料,承办法官在电子卷宗平台上审核归档材料齐全有效;档案部门仅在电子卷宗平台上接收电子档案。推进实施过程中坚持安全、可靠、有效的原则,做到归档业务转型与电子档案数据安全两手共抓,确保试点进程中业务不断、数据不散、档案不乱。

三、组织保障

成立试点工作领导小组,全面协调管理本院试点工作的推进。

组长:麦珏

副组长:钱燕王贤诚张富泉

小组成员:段继军、费雄雄、杨海华、蔡红兰徐蔚青、杨晶晶、鲁维新、高金登、吴小国、张胜熠、俞向红、钱军、高建军、陈锐分工与职责:办公室负责试点工作的实施与组织;立案庭负责前端电子材料规范生成的配合保障;审判业务部门负责案件办理过程中电子诉讼文件的形成、整理和归档;审监庭(审管办、研究室)配合办公室、行装科协调各审判业务部门完成全流程业务测试和试运行工作;行装科负责经费与技术保障。

四、试点步骤

试点工作采取分阶段稳步推进方式逐步开展。

(一)先期准备阶段

1.办公室、行装科负责与强然公司协调对接扫描设备的更新、软件的安装、扫描人员的培训,同时安排好对法官、法官助理和书记员的试点工作培训事宜。

2.立案庭应设立前端标准化数据采集中心,加强对扫描人员的管理,按照统一的标准化流程、规范化格式,对立案阶段的诉讼材料进行扫描。

3.审判业务部门应认真落实部门内的宣传发动工作,并积极组织法官、法官助理和书记员参加试点工作培训,确保每个人都能了解、掌握各自在电子卷宗平台上的操作流程和工作要求。

(二)部分案件试点阶段

2021年下半年的试点前期,我院各审判业务部门确定纳入电子卷宗“单套制”归档改革试点的范围分别为:

1.立案庭:全部案件;

2.刑事审判庭:沈宝琴法官审理的所有案件;

3.民事审判庭:速裁团队审理的全部案件;

4.商事审判庭:涉金融机构的借款合同纠纷案件和诉前调解成功的案件;

5.执行局:涉信用卡纠纷的全部执行案件;

6.执裁庭:涉案外人执行异议之诉的案件;

7.青东法庭:陈薇法官审理的劳动争议纠纷案件;

8.朱家角法庭:涉三费(抚养、赡养、扶养)纠纷案件;

9.西虹桥法庭:全部案件;

10.审判监督庭:监字号案件和司法救助案件。

(三)全流程测试工作

根据先期确定的试点案件范围,对2021年8月1日之后立案的案件,开展全流程业务测试,初步建立我院电子卷宗“单套制”归档流程。

1.立案庭标准化数据采集中心对所有立案案件,按电子卷宗归档要求,对当事人提交的所有诉讼材料进行高质量扫描、标准化整理,确保推送至电子卷宗系统中的电子材料质量满足法官的办案需求,符合档案部门的归档标准;同时,该中心还需完成立案庭、刑事审判庭和审判监督庭三个部门审理中案件产生的诉讼材料的扫描、整理;

2.在民事审判庭和商事审判庭设立一个扫描点,在青东法庭、执行局和执裁庭设立一个扫描点,在西虹桥法庭和朱家角法庭各设立一个扫描点,分别负责扫描点所在部门审理中案件产生的诉讼材料的扫描、整理;

3.各审判业务部门相关承办人员应充分运用互联网、人工智能、区块链、5G等现代科技,尽可能通过电子送达、在线完成审判活动、庭审记录改革、电子签名签章等无纸化办公方式,促进审理中案件的电子卷宗材料随案生成,同时对新增的非原生性电子文件材料及时送交指定扫描人员进行扫描、整理;

4.办公室加强对扫描服务人员的编目质量和扫描质量的规范化管理,在试点部门内做好实务操作培训;

5.办公室牵头、行装科负责做好电子档案整理中心、电子档案离线库区的设置准备工作,做好审判系统中各类文书拟稿、核稿、签发的电子签名签章的技术支持和保障工作。

(四)扩大试运行阶段

先行试点2个月后,各审判业务部门再确定扩大适用案件范围。

(五)全覆盖试运行阶段

自2022年1月1日起,各审判业务部门全面开展“单套制”电子卷宗归档试点,所有归档案件全部以“单套制”模式开展全覆盖试运行。

五、经费及安全保障

全院要高度重视在归档改革试点中“单套制”电子档案数据、替代庭审笔录的庭审录音录像数据的离线安全备份工作,严格执行国家档案标准,积极做好电子档案离线库区建设工作,开展电子档案数据离线备份服务工作,将所需服务经费纳入2022年行政经费预算中,确保我院诉讼档案数据资源安全可靠。

上海市青浦区人民法院

2021年8月11日