上海市水务局印发《关于进一步加强政府采购活动管理的实施意见》的通知
沪水务〔2021〕926号
局属各预算单位、局机关各处室：
为进一步加强对局机关和局属单位政府采购活动的监督管理，规范政府采购内部控制，有效防范政府采购领域廉政风险，根据政府采购相关法律法规，结合我局实际，现将局《关于进一步加强4政府采购活动管理的实施意见》印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
上海市水务局
2021年12月29日
关于进一步加强政府采购活动管理的实施意见
一、总体要求
加强廉政风险防控、规范政府采购活动中的权力运行，是确保政府采购活动公平公正，实现政府采购制度提高财政资金使用效益、维护国家利益和社会公共利益等目标的必要前提和重要保障。各单位应树立和强化清正廉洁是政府采购生命线的根本理念，坚持底线思维、增强法治观念，全面学习和掌握政府采购法律法规，严格依法开展政府采购活动，加强廉政风险防控，强化廉洁自律约束。坚持问题导向，全面排查政府采购活动中的风险点和薄弱环节，采取行之有效的廉政风险防控措施，防患于未然。
二、规范采购活动的内控管理
各单位应当根据财政部《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）和市财政局《关于进一步加强本市政府采购内控制度建设暨印发〈政府采购业务内控风险指引纲要〉的通知》（沪财采〔2018〕28号）等制度规定，按照“分事行权、分岗设权、分级授权”的要求，建立依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，加强对政府采购活动内部权力运行的有效制约，严防政府采购活动中的廉政风险。
各单位应当做好政府采购业务内部归口管理，明确职责权限，合理设置岗位，建立轮岗制度，完善决策机制，着重规范相关人员与采购代理机构、供应商的工作往来。
（一）实施归口管理。各单位应当明确内部归口管理部门，具体负责本单位的政府采购执行管理。归口管理部门应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度，明确本单位相关部门在政府采购工作中的职责与分工，建立不同业务机构和岗位之间协同工作机制。
（二）明确岗位职责。各单位应结合自身具体情况，按照政府采购法律法规、规章制度的规定，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则，合理确定岗位职责。
（三）不相容岗位分离。各单位应当建立岗位之间的制衡机制，不相容岗位包括但不限于采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位，不相容岗位原则上应当分开设置。
（四）建立“一事多岗”制度。各单位对高风险的相关业务应当由2人以上共同办理，相互完善、相互补充、相互监督，并明确主要负责人。
（五）加强重点环节控制。各单位应当按照有关法律法规及业务流程规定，明确政府采购重点环节的控制措施。对不符合政府采购法律法规规定的做法要及时发现、及时纠正。
（六）完善内部审核制度。各单位应当依据法律制度和有关政策要求细化内部审核的各项要素、审核标准、审核权限和工作要求，实行办理、复核、审定的内部审核机制，对照要求逐层把关。
三、加强采购活动的实施管理
（一）严格采购预算编报
各单位应当提高政府采购预算编报的系统性、准确性、及时性和严肃性，在编制年度预算时，应当同时编制政府采购预算。政府采购预算应当包括政府采购项目名称、采购内容和数量、项目属性、预算金额和资金来源、采购组织形式、支付方式等。
（二）正确选择采购组织形式和方式
严格按照《政府采购法》、年度集中采购目录和采购限额标准，分别采取相应的采购组织形式和采购方式执行采购。
1.集中采购目录之内的项目为集中采购项目；集中采购目录之外、限额标准以上的为分散采购项目。
2.各单位不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。但项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购除外。
3.采购公开招标限额标准以上的货物或者服务，符合政府采购法相关规定情形或者有需要执行政府采购政策等特殊情况的，需报经局同意后向市财政局提出申请，待申请批准后方可采用公开招标以外的采购方式实施。
（三）加强采购需求管理
各单位应按照财政部《关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）和《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）规定，科学合理确定采购需求，着重加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理，杜绝发生为特定供应商量身定制、以不合理条件限制或者排斥特定供应商等情形。
1.各单位对采购需求管理负有主体责任，应对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。各单位可以自行组织确定采购需求和编制采购实施计划，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构开展。
2.对于1000 万元以上的货物、服务采购项目，3000 万元以上的工程采购项目；涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，包括政府向社会公众提供的公共服务项目等；技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等各单位应当开展需求调查。
编制采购需求前一年内，已就相关采购标的开展过需求调查的；按照法律法规的规定，对采购项目开展可行性研究等前期工作，已包含前述需求调查内容的可以不再重复开展。对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分，应当开展需求调查。
3.各单位应当合理制定采购实施计划，围绕实现采购需求，对合同的订立和管理所做的安排。合同订立安排，包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等。合同管理安排，包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。
4.各单位应当建立审查工作机制，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查。审查工作机制成员应当包括本单位的采购、财务、业务、监督等内部机构，也可根据本单位实际情况，建立相关专家和第三方机构参与审查的工作机制。
5.采购需求和采购实施计划的调查、确定、编制、审查等工作应当形成书面记录并存档。采购文件应当按照审核通过的采购需求和采购实施计划编制。各单位应加强对外发布的采购文件的内部审核机制。
（四）依法委托采购项目
各单位采购纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购。政府集中采购目录以外的项目可以自主选择采购代理机构采购。各单位委托采购代理机构办理政府采购事宜的，应当查询其信用记录，优先选择无不良信用记录的采购代理机构，并签订委托代理协议。
（五）依法组织采购实施
1.按规定实施电子采购。各单位应当严格按照《上海市政府采购实施办法》第二十四条第一款规定，通过本市政府采购平台（即上海政府采购网）发布采购公告、提供采购文件、抽取评审专家，组织实施电子政府采购。使用财政性资金开展的政府采购项目因故没有采购编号的，各单位应当按照市财政局《关于进一步优化完善市级政府采购审批（核）工作的通知》（沪财采〔2020〕28号）规定，向局申请取得采购编号后实施电子采购。年度预算批复前需开展政府采购流程的经常性项目或重点项目，各单位应当按照有关规定报经局同意后向市财政局提出申请，待申请批准后，及时开展政府采购。
2.依法公开政府采购信息。各单位应当严格依照政府采购法律法规规章以及市财政局《关于进一步规范本市政府采购信息公开有关事项的通知》（沪财发〔2020〕13号）有关规定，积极做好政府采购信息公开工作，重点规范和完善单一来源方式公示、采购意向及采购结果公开。
3.规范组织开展评审活动。各单位应督促采购代理机构严格按照《关于进一步规范政府采购评审工作有关问题的通知》（财库〔2012〕69号）以及《上海市政府采购评审专家和评审工作管理办法》（沪财发〔2018〕2号）等有关规定，做好评审现场管理，严肃评审纪律。采购代理机构应督促评审专家严格遵守评审纪律，充分理解采购文件，认真阅读和比较响应文件，按照客观、公正、审慎原则，依法独立评审，出具和签署评审意见，并对评审意见承担个人责任。
采购人委派代表参加评审委员会的，要向采购代理机构出具授权函，采购人代表不得干预或者影响正常评审工作，不得明示或者暗示其倾向性、引导性意见，不得修改或细化采购文件确定的评审程序、评审方法、评审因素和评审标准，不得接受供应商主动提出的澄清和解释。
除授权代表外，各单位应根据项目重要性等情况委派纪检监察等相关人员进入评审现场，对评审工作实施监督、但不得超过2人。
（六）规范合同签订管理
1.及时签订采购合同。各单位应与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订合同。所签订的合同不得对招标文件确定的事项和中标人投标文件作实质性修改。
2.各单位应加强对采购合同签订的内部审核查机制。合同双方应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。
（七）严格履约验收及付款审核
1.各单位应当及时组织对采购项目的验收。应当按照政府采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收，并出具验收书。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。各单位可以适当邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见应作为验收书的参考资料一并存档。
2.各单位应当加强对供应商的履约管理，并按照采购合同约定，及时支付采购资金。支付合同尾款时，需提供采购合同、验收报告、及单位审批的相关材料。
四、加强采购活动的档案管理
各单位对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，建立真实完整的招标采购档案，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为自采购结束之日起至少保存十五年。《政府采购法》第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。
五、加强教育及系统监管
（一）定期组织专题培训及警示教育。局每年采用专题培训等方式开展政府采购普法教育及实务培训，剖析典型案例，重点强化对局系统各相关单位的廉政风险警示教育，将廉政风险警示教育与政府采购业务工作紧密结合，实行统筹管理、常态化开展。对担任政府采购相关工作岗位的人员，各单位应当将廉政风险警示教育作为任前培训内容。
（二）实施项目备案，强化系统监管。局计划财务处作为负责局政府采购活动的主管处室，应加强对政府采购工作的监督管理，各单位应在预算批复后（提前采购项目批复后）将制定的采购计划报局备案，局计划财务处会同审计室、党风办等部门适时对部分政府采购项目的采购需求、采购计划及评审工作开展书面审查或现场监督。各单位应在每季度末，填报政府采购项目实施情况备案表报局备案，局计划财务处会同相关部门不定期抽取采购项目的档案，履行书面审查。
（三）强化评价分析及考核。各单位应结合内部分析、外部评价和重点监督情况，定期对单位政府采购内部控制的有效性进行总结，开展风险评估，落实结果应用，不断完善内部控制管理体系。各单位政府采购内部控制制度的建设和执行情况将作为局开展政府采购监督检查的重要内容，并纳入单位年度绩效考核。